Tư vấn hệ thống kiểm soát nội bộ
Chúng tôi không đọc quy chế rồi kết luận. Mỗi chốt kiểm soát được thử trên mẫu giao dịch thật, mỗi khoảng trống được ước tính thành mức thất thoát, rồi mới thiết kế chốt mới.
Khi nào cần dịch vụ này
Kiểm kê cuối năm lệch mà không ai giải thích được
Số trên sổ và số trong kho chênh nhau, biên bản ghi nguyên nhân là hao hụt tự nhiên. Năm sau con số lệch lớn hơn, biên bản vẫn ghi đúng câu đó.
Cùng một mặt hàng, giá mua mỗi lần một khác
Cùng nhà cung cấp, cùng quy cách, đơn giá chênh nhau giữa các lần mua. Người đề xuất, người chọn nhà cung cấp và người nghiệm thu hàng là cùng một người.
Phát hiện một vụ gian lận và không biết còn vụ nào khác
Một nhân viên thu tiền giữ lại tiền của khách, hoặc một phiếu chi được lập khống. Xử lý xong người đó, ban lãnh đạo vẫn không biết lỗ hổng nằm ở người hay ở quy trình.
Kiểm soát dựa vào việc tin người cũ
Thủ quỹ, thủ kho, kế toán trưởng làm lâu năm nên không ai kiểm tra lại. Sắp có cổ đông ngoài, và họ sẽ hỏi chốt kiểm soát nằm ở đâu ngoài niềm tin.
Phạm vi dịch vụ
- Lập bản đồ các chu trình trọng yếu gồm mua hàng, bán hàng, tiền, kho, tài sản, nhân sự, và đánh dấu điểm có rủi ro gian lận
- Kiểm tra chốt kiểm soát đang có trên thực tế bằng thử nghiệm mẫu chứng từ và phân tích dữ liệu giao dịch mười hai tháng
- Lập báo cáo khoảng trống kiểm soát theo mức độ, kèm ước tính mức thất thoát có thể đang xảy ra ở từng khoảng trống
- Thiết kế lại chốt kiểm soát, phân tách nhiệm vụ và hạn mức phê duyệt, thể hiện trên ma trận rủi ro và chốt kiểm soát của từng chu trình
- Soạn bộ quy chế mới, đào tạo người thực hiện và kiểm tra lại sau một kỳ vận hành để xác nhận các khoảng trống mức cao đã được đóng
- Không điều tra gian lận để kỷ luật hay khởi kiện. Nếu phát hiện dấu hiệu gian lận trong lúc làm, hai bên thống nhất cách xử lý trước, phần pháp lý cần luật sư
- Không viết toàn bộ hệ thống quy trình từ đầu, doanh nghiệp chưa có quy trình nào thì nên làm dịch vụ hệ thống quy trình song song
- Không cho ý kiến kiểm toán về báo cáo tài chính, đó là việc của kiểm toán độc lập
- Không thêm chốt kiểm soát ở chỗ rủi ro thấp cho đủ hình thức, vì kiểm soát quá nhiều làm chậm vận hành
- Không vận hành chức năng kiểm tra thường xuyên thay doanh nghiệp sau khi bàn giao
Sáu loại chốt kiểm soát, và chu trình nào cần loại nào
Khung COSO Internal Control 2013 có năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Phần vá thất thoát nằm chủ yếu ở hoạt động kiểm soát. Mỗi chốt trong ma trận được xếp vào một trong sáu loại dưới đây và đánh dấu là chốt phòng ngừa hay chốt phát hiện.
Phê duyệt theo hạn mức
Ai được duyệt khoản chi, đơn mua, chiết khấu tới mức nào. Hạn mức gắn với chức danh chứ không gắn với người, và có ngưỡng phải trình cấp trên.
Phân tách nhiệm vụ
Người đề xuất, người phê duyệt, người ghi sổ và người giữ tài sản phải là những người khác nhau. Một người nắm hai khâu là đủ để che một sai phạm.
Đối chiếu
So khớp hai nguồn độc lập: sổ quỹ với sao kê ngân hàng, sổ kho với kiểm kê, công nợ với xác nhận của khách. Mỗi chênh lệch phải có người giải thích và người duyệt.
Kiểm soát vật chất
Khóa, camera, quyền ra vào kho, quy định giữ tiền mặt, quản lý tài sản cố định. Đây là lớp cuối cùng giữa tài sản và người muốn lấy nó.
Kiểm soát trên hệ thống
Phân quyền truy cập phần mềm, khóa sửa chứng từ đã duyệt, cảnh báo giao dịch bất thường. Chốt tự động không mệt và không nể nang.
Soát xét của người quản lý
Người quản lý xem báo cáo ngoại lệ, chênh lệch so với ngân sách và giao dịch lớn theo kỳ. Đây là chốt phát hiện, bắt những gì các chốt phòng ngừa để lọt.
Quy trình thực hiện
10 tuần, 5 bước
Lập bản đồ chu trình trọng yếu và điểm rủi ro gian lận
Kiểm tra thực tế các chốt kiểm soát hiện có và thử nghiệm mẫu
Xác định khoảng trống kiểm soát và định lượng mức thất thoát ước tính
Thiết kế lại chốt kiểm soát, phân tách nhiệm vụ và hạn mức phê duyệt
Ban hành quy chế, đào tạo và kiểm tra lại sau 1 kỳ
Nguồn lực và phương pháp
Phân bổ ngày công
Phương pháp và công cụ
COSO Internal Control, ma trận rủi ro và chốt kiểm soát, nguyên tắc phân tách nhiệm vụ, thử nghiệm mẫu, phân tích dữ liệu giao dịch
Bàn giao và nghiệm thu
01 ma trận rủi ro và chốt kiểm soát theo chu trình. 01 báo cáo khoảng trống kiểm soát. 01 bộ quy chế và hạn mức phê duyệt mới. 01 kết quả kiểm tra lại.
Toàn bộ khoảng trống mức cao có chốt kiểm soát mới được ban hành, kiểm tra lại sau 1 kỳ không còn lỗi mức cao
Quy trình hiện có, hạn mức phê duyệt, dữ liệu giao dịch 12 tháng, báo cáo kiểm kê, danh sách sự cố thất thoát
Các gói triển khai
Đơn vị đo: Theo mô tả từng gói bên phải
2 chu trình trọng yếu, ma trận kiểm soát và kiến nghị
4 đến 5 chu trình, thiết kế lại chốt kiểm soát và ban hành quy chế
Toàn bộ chu trình, kèm phân tích dữ liệu giao dịch và kiểm tra lại sau 1 kỳ
Nhiều pháp nhân hoặc nhiều địa bàn, kiểm soát theo từng đơn vị
Câu hỏi thường gặp
Nếu trong lúc làm phát hiện gian lận thì xử lý thế nào?
Trước khi bắt đầu, hai bên thống nhất bằng văn bản: phát hiện dấu hiệu gian lận thì báo cho ai, trong bao lâu, và ai quyết định bước tiếp theo. Chúng tôi ghi nhận và giữ nguyên hồ sơ, không tự làm việc với nhân sự liên quan. Việc kỷ luật hay khởi kiện cần luật sư tham gia.
Thêm chốt kiểm soát có làm chậm việc kinh doanh không?
Có thể, nếu thêm chốt ở mọi chỗ. Chốt mới chỉ đặt ở khoảng trống mức cao, và với việc cần nhanh thì ưu tiên chốt trên hệ thống hoặc chốt phát hiện sau giao dịch. Người vận hành được đọc và góp ý từng chốt mới trước khi ban hành.
Con số ước tính thất thoát có chính xác không?
Đó là ước tính dựa trên dữ liệu giao dịch và các mẫu đã thử, không phải số liệu kiểm toán. Báo cáo ghi rõ phương pháp và giả định để ban lãnh đạo biết nên tin con số tới đâu. Mục đích của ước tính là xếp thứ tự ưu tiên, không phải để quy trách nhiệm cho cá nhân.
Nhân sự lâu năm phản ứng thì sao?
Thường có, vì chốt mới dễ bị hiểu là nghi ngờ con người. Chúng tôi trình bày kiểm soát như cách bảo vệ người làm đúng, vì khi có chênh lệch thì có hồ sơ cho thấy họ không sai. Ban lãnh đạo cần nói rõ thông điệp này với anh chị em trước khi dự án bắt đầu.
Dữ liệu giao dịch và nhân sự được bảo mật thế nào?
Ký thỏa thuận bảo mật trước khi nhận dữ liệu. Nhóm dự án làm việc trên bản trích xuất, chỉ người trực tiếp làm được tiếp cận. Phát hiện liên quan tới cá nhân chỉ báo cáo cho người được ban lãnh đạo chỉ định.
Trao đổi với chuyên viên tư vấn
Mỗi doanh nghiệp có xuất phát điểm khác nhau. Chúng tôi cần hiểu hiện trạng trước khi đề xuất giải pháp.
Dịch vụ liên quan
Anh chị cần tư vấn về
Chọn một hoặc nhiều nội dung.
Anh chị đang xem trang . FranchiseVN đã chọn sẵn nhóm liên quan, anh chị đổi được.
Anh chị chọn giúp ít nhất một nội dung.
Khi nào thuận tiện cho anh chị
Không bắt buộc. Chuyên viên sẽ chốt giờ cụ thể khi gọi.
Hình thức
Ngày thuận tiện (chọn tối đa 3 ngày)
Buổi
Lịch nhận từ ngày làm việc thứ ba trở đi, để chuyên viên kịp gọi xác nhận trước. Cần gấp hơn, anh chị gọi +84 357 988 588.
Thông tin liên hệ
Chuyên viên dùng thông tin này để gọi và gửi email xác nhận.
Thông tin chỉ dùng để FranchiseVN liên hệ anh chị về yêu cầu này.