Hệ thống kiểm soát nội bộ
Chủ tịch ký 24% tờ trình, chỉ 30/62 chốt chạy đúng, thất thoát khoảng 8 tỷ mỗi năm
10 tuần · 6 chu trình, 4 pháp nhân · 12 trang
Tập Đoàn ABVP là doanh nghiệp giả định. Mọi số liệu trong báo cáo là minh họa.
- Phạm vi
- 6 chu trình, 4 pháp nhân
- Thời gian
- 10 tuần, 07 đến 09/2027
- Người nhận
- Hội đồng quản trị
- Phiên bản
- Tóm tắt 12 trang
Chủ tịch ký 24% tờ trình, chỉ 30/62 chốt chạy đúng, thất thoát khoảng 8 tỷ mỗi năm
Chữ ký Chủ tịch từng là chốt kiểm soát chính
Sau dự án phân quyền, tờ trình do Chủ tịch ký giảm từ 78% còn 24%. Dưới ngưỡng duyệt, 41% đơn mua vật tư do một người đề xuất, chọn nhà cung cấp và nhận hàng. Thử trên 620 mẫu chứng từ, 30 trên 62 chốt đang có vận hành đúng.
Gần một nửa thất thoát nằm ở kho và phế liệu
Phế liệu bán ra thấp hơn định mức 3,3 tỷ một năm vì không được cân và nhập kho. Khoảng 8 tỷ trước thuế, tức 6,4 tỷ sau thuế, bằng khoảng 11% lợi nhuận sau thuế 2027 dự kiến 56 tỷ. Mỗi tháng chưa có chốt mới, ABVP mất thêm khoảng 0,67 tỷ.
- 1Phân tách nhiệm vụ trong phân quyền
- 2Quản lý phế liệu như hàng tồn kho
- 316 chốt mới chạy trước kiểm kê 2027
Năm 2027 là năm số liệu IPO đầu tiên, chốt chưa được thử lại sau phân quyền
- Dự án phân quyền đưa tờ trình Chủ tịch ký từ 78% xuống 24% và để chốt chống gian lận ngoài phạm vi
- Kiểm toán được chấp thuận sẽ đánh giá kiểm soát của báo cáo hợp nhất đầu tiên, năm 2027
- Thành viên độc lập và nhà đầu tư vòng 2028 sẽ hỏi chốt kiểm soát nằm ở đâu ngoài niềm tin
- 6 chu trình: mua hàng, bán hàng, tiền, kho và phế liệu, tài sản, lương
- Công ty mẹ và 3 công ty con, dữ liệu giao dịch 12 tháng
- Đóng mọi khoảng trống mức cao, kiểm tra lại sau 1 kỳ
Không gồm điều tra gian lận để kỷ luật hay khởi kiện, và không cho ý kiến kiểm toán về báo cáo tài chính.
Mỗi chốt được kiểm thử thiết kế và vận hành trên mẫu giao dịch 12 tháng
Bản đồ chu trình
6 chu trình, điểm gian lận
Thử chốt hiện có
Kiểm thử thiết kế và vận hành trên mẫu
Khoảng trống
Xếp mức, ước tính thất thoát
Thiết kế lại
Phân tách nhiệm vụ, hạn mức, ma trận
Ban hành, thử lại
Quy chế, đào tạo, thử lại
Mua, bán, kho, tiền, lương của 4 pháp nhân, 07/2026 đến 06/2027
10 mẫu cho mỗi chốt trong 62 chốt, chọn theo rủi ro
Thành phẩm 2 nhà máy và bãi phế liệu nhà máy 1, đối chiếu với sổ kho
Kế toán, thủ quỹ, thủ kho, mua hàng, bán hàng, nhân sự ở 4 pháp nhân
Kiểm soát nội bộ đạt 1,9 trên 5, thấp nhất ở Giám sát 1,4 và Đánh giá rủi ro 1,6
| Thành phần COSO | Điểm | 12345 | Mục tiêu | Bằng chứng chính |
|---|---|---|---|---|
| Môi trường kiểm soát | 2,2 | 3,0 | Có quy tắc ứng xử, chưa ai ký cam kết. Thủ kho, thủ quỹ làm 9 đến 17 năm, chưa từng luân chuyển. | |
| Đánh giá rủi ro | 1,6 | 3,0 | Chưa có danh mục rủi ro gian lận. Ngưỡng phân quyền đặt theo giá trị, chưa xét rủi ro từng loại giao dịch. | |
| Hoạt động kiểm soát | 2,0 | 3,5 | 62 chốt đang có: 42 đạt thiết kế, 30 vận hành đúng. 41% đơn mua vật tư do một người làm cả 3 khâu. | |
| Thông tin, truyền thông | 2,4 | 3,0 | Phần mềm kho và kế toán tách rời. Chứng từ đã duyệt vẫn sửa được. Chưa có kênh báo cáo sai phạm. | |
| Giám sát | 1,4 | 3,0 | Không ai kiểm lại chốt sau ban hành. Ban kiểm soát 3 người thuộc kế toán. Chưa có kiểm toán nội bộ. |
Thất thoát ước tính khoảng 8 tỷ đồng mỗi năm, gần một nửa ở kho và phế liệu
Thất thoát nằm ở việc nhỏ dưới ngưỡng duyệt và ở phế liệu, nơi chưa ai đối chiếu
Bảng phân quyền còn thiếu quy định phân tách nhiệm vụ
Chủ tịch vẫn duyệt các khoản chiếm 86% giá trị. Thất thoát tập trung ở 41% đơn mua vật tư dưới 200 triệu, nơi cùng một người đề xuất, chọn nhà cung cấp và nhận hàng. Vì vậy phân tách nhiệm vụ phải ghi vào chính bảng phân quyền, cạnh từng ngưỡng duyệt.
Phế liệu không có trên sổ cho đến lúc bán
Hai nhà máy xén biên và in hỏng hằng ngày, nhưng phế liệu không được cân hay nhập kho, người bán cũng là người ghi số lượng. Vì không có số đối chiếu với định mức, khoản chênh 3,3 tỷ chưa xuất hiện trên báo cáo quản trị hay thư quản lý của kiểm toán.
HĐQT chọn chốt trên hệ thống và soát xét sau giao dịch
Phương án thêm một cấp ký trước giao dịch đóng thêm khoảng 0,4 tỷ rủi ro, nhưng đưa thời gian duyệt mua vật tư từ 3 lên khoảng 6 ngày, làm mất kết quả phân quyền. HĐQT chọn khóa trên phần mềm và báo cáo ngoại lệ hằng tuần cho 16 khoảng trống mức cao.
10 khoảng trống lớn nhất có chốt mới, 8 chạy đúng ngay kỳ đầu
| Khoảng trống mức cao | Chốt kiểm soát mới | Kiểm tra lại, giao dịch 08/2027 | Đánh giá |
|---|---|---|---|
| Phế liệu không nhập kho | Cân tại nơi phát sinh, nhập kho, bán qua 3 báo giá | Chênh so với định mức còn 7%, từ 22% | Đạt |
| Một người làm 3 khâu mua | Tách 3 khâu cho 3 người, kho nhận hàng | 4% đơn còn trùng người, đều ở ABVP Thương mại | Một phần |
| Giá mua không so giá khung | Phần mềm chặn đơn vượt giá khung từ 3% | 0 đơn vượt giá khung được duyệt | Đạt |
| Chiết khấu ngoài khung | Báo cáo ngoại lệ gửi Giám đốc tài chính mỗi tuần | 4/4 báo cáo đã gửi, 11 ngoại lệ có giải trình | Đạt |
| Giao cho khách quá hạn | Khóa lệnh giao khi nợ quá hạn trên 30 ngày | 2 lệnh mở khóa, đủ phê duyệt | Đạt |
| Sửa chứng từ đã duyệt | Khóa sửa sau duyệt, có nhật ký sửa đổi | 0 chứng từ sửa ngoài nhật ký | Đạt |
| Đối chiếu ngân hàng | Kế toán trưởng ký trước ngày làm việc thứ 5 | 3/4 pháp nhân đúng hạn | Một phần |
| Nhà cung cấp mới | Khối dùng chung mở mã, so tài khoản với nhân viên | 14/14 nhà cung cấp mới qua xác minh | Đạt |
| Thủ kho tự kiểm kê | Kế toán kho và chất lượng kiểm chọn mẫu mỗi tháng | Chênh 0,4% giá trị, đã giải trình | Đạt |
| Tăng ca ngoài chấm công | Chỉ trả giờ có trên máy chấm công và lệnh tăng ca | 0 giờ tăng ca ngoài chấm công | Đạt |
Chính sách và phân tách nhiệm vụ ban hành trước, chốt cho từng chu trình sau
- 1Tháng 1 đến 2
HĐQT ban hành chính sách kiểm soát nội bộ
Ký cam kết ứng xử, lập kênh báo cáo sai phạm, luân chuyển thủ kho.
- 2Tháng 1 đến 3
Ghi phân tách nhiệm vụ vào bảng phân quyền
Mỗi nhóm quyết định ghi rõ khâu nào không được giao cho cùng một người.
- 3Tháng 2 đến 3
Chốt mới cho 16 khoảng trống mức cao
Khóa trên phần mềm, báo cáo ngoại lệ, giữ duyệt mua vật tư ở 3 ngày.
- 4Tháng 2 đến 6
Quản lý phế liệu như hàng tồn kho
Cân, nhập kho, bán qua 3 báo giá, đối chiếu với định mức hao hụt mỗi tháng.
- 5Tháng 4 đến 12
Chủ quy trình tự kiểm chốt mỗi quý, chuyển giao từ 01/2028
Tự kiểm từ 10/2027. Từ 01/2028 ma trận 74 chốt chuyển cho Ủy ban kiểm toán và kiểm toán nội bộ.
Chốt mới chạy từ 08/2027, kịp kiểm kê cuối năm và kiểm toán hợp nhất 2027
Sau 10 tuần, 16/16 khoảng trống mức cao có chốt mới, không còn lỗi mức cao
- Ma trận 6 chu trình, 74 chốt chính: 58 chốt cũ giữ hoặc sửa, 16 chốt mới
- Báo cáo 41 khoảng trống kiểm soát, kèm ước tính thất thoát
- Bộ quy chế kiểm soát và hạn mức phê duyệt mới, có phân tách nhiệm vụ
- Báo cáo kiểm tra lại trên giao dịch 08/2027
- Thời gian chờ duyệt trung vị tăng từ 2,5 lên 2,6 ngày
- Thủ kho 2 nhà máy đã luân chuyển, thủ quỹ chưa vì chưa có người thay
- 1 dấu hiệu bất thường ở nhà cung cấp vật tư được chuyển cho người HĐQT chỉ định
- Kênh báo cáo sai phạm chuyển Ủy ban kiểm toán từ 12/2027
- Ma trận rủi ro và kiểm soát đầy đủ, mỗi chốt có loại, tần suất và người thực hiện
- Kết quả kiểm thử 620 mẫu theo từng chốt và từng pháp nhân
- Cách ước tính thất thoát từng khoảng trống, kèm giả định
- Phụ lục: toàn văn quy chế, ma trận phân tách nhiệm vụ, mẫu báo cáo ngoại lệ
- Thiết lập kiểm toán nội bộ và ban kiểm soát
- Khung quản trị rủi ro doanh nghiệp
- Quản trị chuỗi cung ứng và tồn kho
- Hệ thống báo cáo quản trị và quản trị dữ liệu
Doanh nghiệp có thể tự triển khai lộ trình, không bắt buộc thuê tiếp.
- Hotline
- +84 357 988 588
- info@franchisevn.com
- Website
- franchisevn.com