Hệ thống quy trình và phân cấp phân quyền
Thời gian chờ duyệt giảm từ 9 ngày xuống 2,5 ngày, tờ trình Chủ tịch ký còn 24%
12 tuần · 4 pháp nhân, 34 quy trình cốt lõi · 12 trang
Tập Đoàn ABVP là doanh nghiệp giả định. Mọi số liệu trong báo cáo là minh họa.
- Phạm vi
- 4 pháp nhân, 34 quy trình cốt lõi
- Thời gian
- 12 tuần
- Người nhận
- Chủ tịch và Ban điều hành
- Phiên bản
- Tóm tắt 12 trang
Thời gian chờ duyệt giảm từ 9 ngày xuống 2,5 ngày, tờ trình Chủ tịch ký còn 24%
Bảng phân cấp theo hạn mức thay chữ ký Chủ tịch ở việc nhỏ
9 nhóm quyết định có ngưỡng rõ cho 4 cấp duyệt. Việc dưới ngưỡng do giám đốc pháp nhân và trưởng bộ phận quyết, Chủ tịch nhận báo cáo mỗi tuần. Tờ trình lên Chủ tịch giảm từ 54 xuống 17 mỗi tháng.
34 quy trình cốt lõi được ban hành và đo tuân thủ
42 quy trình cốt lõi cũ được gộp còn 34, mỗi bước có đúng một người chịu trách nhiệm cuối cùng theo RACI. Sau kỳ theo dõi 4 tuần, mức tuân thủ bình quân 86%, trên ngưỡng nghiệm thu 80%.
- 1Chủ quy trình đo tuân thủ mỗi tháng
- 2Chủ tịch đọc báo cáo ủy quyền thay cho ký lại
- 3Cập nhật ngưỡng theo ngân sách năm mới
Bốn pháp nhân vận hành bằng chữ ký của một người, trung vị 9 ngày mỗi tờ trình
- Đánh giá sức khỏe xác định quyết định dồn về một người là một trong hai vấn đề gốc
- Thế hệ thứ hai phụ trách đơn vị nhưng chưa có quyền quyết ngân sách
- Kế hoạch chuyển giao điều hành trong 3 đến 5 năm cần bộ máy chạy được bằng hệ thống
- Thời gian chờ duyệt trung vị dưới 3 ngày
- Quy trình cốt lõi ban hành, tuân thủ từ 80% sau 1 kỳ
- Bảng phân cấp phân quyền theo hạn mức cho 4 pháp nhân
Không gồm chốt kiểm soát chống gian lận và triển khai phần mềm phê duyệt
Ghi lại quy trình đang chạy thật tại hiện trường trước khi viết quy trình mới
Chuỗi giá trị
Danh mục quy trình, chọn nhóm cốt lõi
Khảo sát hiện trường
Ghi quy trình chạy thật, tìm điểm nghẽn
Thiết kế tinh gọn
Bỏ bước trình ký và bước chờ thừa
RACI và phân quyền
Mỗi bước một A, ngưỡng theo hạn mức
Ban hành, theo dõi
Đào tạo, chủ quy trình, đo tuân thủ
6 tháng, có ngày trình, ngày duyệt, người ký và giá trị
Kho, mua hàng, kế toán, kinh doanh, sản xuất tại 2 nhà máy
Đo thời gian xử lý và thời gian chờ ở từng bước
Trưởng bộ phận và người trực tiếp làm, ở cả 4 pháp nhân
Chủ tịch ký 78% tờ trình, kể cả 69% số tờ trình dưới 50 triệu đồng
Sau ban hành, 5 trên 6 loại tờ trình được duyệt trong vòng 3 ngày
Ba nhận định của chuyên gia
Ngưỡng đặt theo phân bố giá trị, Chủ tịch vẫn giữ 86% giá trị
79% số tờ trình có giá trị dưới 500 triệu đồng hoặc không gắn tiền, nhưng chỉ chiếm 14% tổng giá trị. Đặt ngưỡng tại đây, Chủ tịch bớt khoảng ba phần tư số chữ ký mà vẫn trực tiếp duyệt các khoản chiếm 86% giá trị.
Phân quyền đứng được nhờ có ngân sách làm căn cứ
Ngưỡng mua vật tư chỉ áp dụng cho khoản đã có trong ngân sách được duyệt, khoản ngoài ngân sách vẫn lên Chủ tịch ở mọi mức. Ngân sách hiện chỉ lập theo pháp nhân, nên dự án tách phần ngân sách còn lại của năm về 14 bộ phận trước khi ban hành bảng phân cấp.
Rủi ro lớn nhất là chữ ký quay lại
Trong kỳ theo dõi, Chủ tịch yêu cầu xem lại 6 trên 9 đề nghị điều chỉnh ngân sách đã nằm trong thẩm quyền cấp dưới. Cách xử lý là báo cáo quyết định ủy quyền gửi mỗi thứ Hai, Chủ tịch chỉ thu hồi quyền khi có sai phạm cụ thể.
Bảng phân cấp 9 nhóm quyết định: 6 nhóm chạy đúng ngưỡng ngay kỳ đầu
| Nhóm quyết định | Ngưỡng mới | Trước dự án | Tuân thủ kỳ 1 |
|---|---|---|---|
| Mua vật tư trong ngân sách | Trưởng mua hàng đến 200 triệu, giám đốc pháp nhân đến 2 tỷ | Chủ tịch ký mọi đề nghị từ 20 triệu đồng | Đạt |
| Mua ngoài ngân sách, tài sản | Chủ tịch ở mọi mức, trên 10 tỷ trình HĐQT | Chủ tịch quyết, không qua HĐQT | Đạt |
| Thanh toán theo hợp đồng đã duyệt | Kế toán trưởng pháp nhân, không trình lại | Chủ tịch ký lại từng lệnh chi | Đạt |
| Giá bán, chiết khấu | Phó Tổng giám đốc kinh doanh trong khung giá sàn đã duyệt | Chủ tịch duyệt mọi báo giá dưới giá niêm yết | Một phần |
| Hợp đồng bán hàng | Giám đốc pháp nhân đến 5 tỷ một hợp đồng | Chủ tịch ký mọi hợp đồng | Đạt |
| Tuyển dụng trong định biên | Trưởng bộ phận và Nhân sự, Chủ tịch duyệt cấp quản lý | Chủ tịch phỏng vấn cả vị trí nhân viên | Một phần |
| Điều chỉnh lương trong thang | Giám đốc pháp nhân, ngoài thang lương lên Chủ tịch | Chủ tịch duyệt từng trường hợp | Đạt |
| Tạm ứng, công tác phí | Trưởng bộ phận đến 20 triệu đồng | Chủ tịch ký mọi đề nghị | Đạt |
| Điều chỉnh ngân sách giữa khoản mục | Giám đốc pháp nhân đến 10% khoản mục, không tăng tổng | Chủ tịch duyệt từng khoản | Chưa đạt |
Năm cấu phần của dự án, xếp theo mức tác động và mức khả thi
- 1Tuần 5 đến 8
Bảng phân cấp phân quyền theo hạn mức
9 nhóm quyết định, 4 cấp duyệt, áp dụng cho 4 pháp nhân.
- 2Tuần 4 đến 9
Thiết kế lại 34 quy trình cốt lõi
Gộp 42 quy trình cũ, bỏ bước trình ký và bước chờ không tạo giá trị.
- 3Tuần 6 đến 9
Ma trận RACI, mỗi bước đúng một A
Sửa 47 bước có từ 2 A và 19 bước chưa có A.
- 4Tuần 9 đến 12
Chủ quy trình và đo tuân thủ hằng tháng
14 chủ quy trình, kỳ theo dõi đầu tiên 4 tuần.
- 5Tuần 8 đến 12
Báo cáo quyết định ủy quyền gửi Chủ tịch
Báo cáo mỗi thứ Hai thay cho chữ ký, giữ quyền thu hồi khi có sai phạm.
Bảng phân quyền ban hành ở tuần 8, kỳ theo dõi tuân thủ chạy 4 tuần cuối
Sau kỳ theo dõi đầu tiên, chờ duyệt còn 2,5 ngày và tuân thủ đạt 86%
- Danh mục 118 quy trình và bản đồ chuỗi giá trị 7 nhóm
- Sổ tay 34 quy trình cốt lõi, mỗi quy trình có chủ quy trình
- Ma trận RACI 212 bước, mỗi bước đúng một A
- Bảng phân cấp phân quyền 9 nhóm, 64 hạng mục, cho 4 pháp nhân
- Tờ trình lên Chủ tịch giảm từ 54 xuống 17 mỗi tháng
- Con trưởng chủ trì dự án, tự quyết giá bán trong khung giá sàn
- Chủ tịch nhận báo cáo quyết định ủy quyền mỗi thứ Hai
- 14 chủ quy trình rà soát tuân thủ hằng tháng
- Sơ đồ dòng giá trị 6 luồng phê duyệt, trước và sau
- Toàn văn sổ tay 34 quy trình kèm biểu mẫu
- Bảng phân cấp đầy đủ 64 hạng mục theo từng pháp nhân
- Số liệu tuân thủ kỳ 1 theo từng quy trình và bộ phận
- Hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hệ thống báo cáo quản trị
- Cải tiến vận hành theo Operational Excellence
- Chuyển đổi số lõi quản trị và sẵn sàng ERP
Doanh nghiệp có thể tự triển khai lộ trình, không bắt buộc thuê tiếp.
- Hotline
- +84 357 988 588
- info@franchisevn.com
- Website
- franchisevn.com